© Verohallinto

Ympäristövastuullisuus muutoksissa mukana

Verohallinto on kehittänyt Green Office -ympäristöohjelmaansa suurten mullistusten keskellä. Osittain automatisoitu raportointi todistaa, kuinka merkittäviä vaikutuksia ison organisaation ympäristötoiminnalla on.

”Tätä on jo odotettu”, kuului henkilöstön palaute, kun Verohallinto alkoi edistää ympäristövastuullisuuttaan.

”Ympäristöohjelma otettiin pääasiassa positiivisesti vastaan. Eettisyys on osa työtämme, ja ympäristön huomioiminen kuuluu siihen”, kertoo Verohallinnon viestintäsuunnittelija Hannele Lotsari-Coffeng.

Kimmoke ympäristöohjelman laatimiseen saatiin valtionhallinnon säästötavoitteista.

”Taloudellisuus oli tärkeä motiivi. Lisäksi silloisen pääjohtajamme henkilökohtainen kiinnostus edisti asiaa, sillä hän todella laittoi toimintaa liikkeelle”, Lotsari-Coffeng selittää.

Green Office -ympäristöohjelma otettiin käyttöön pienin askelin. Verohallinto aloitti ympäristövastuun suunnittelun jo vuosituhannen alussa. Vuonna 2008 ensimmäiset toimipisteet solmivat Green Office -sopimuksen, ja parissa vuodessa kaikki toimitilat olivat saaneet Green Office -merkin käyttöönsä.

Paperiesitteistä kohti sähköistä palvelua

Lotsari-Coffengin mukaan Verohallinto on kokenut 10 vuodessa monia mullistuksia, mutta isoin muutos on tapahtunut ajattelutavassa. Työn tekemisen tavat on mietitty alusta asti uudelleen, yksityiskohtia myöten. Esimerkiksi näytönsäästöasetukset säädetään Verohallinnossa keskitetysti.

”Meitä on niin paljon, että sähkönsäästö toimii paremmin näin kuin jos jokainen joutuisi itse säätämään näyttönsä asetukset.”

Vuosien aikana ympäristöohjelma on tuottanut tulosta. Paperinkulutus on vähentynyt, kun työskentelytavat ja palvelut ovat sähköistyneet. Verohallinto pyrkii vähitellen paperittomuuteen toimistoilla ja seuraa siksi paperinkulutusta toimipaikoittain ja jopa laitteittain.

”Veroilmoituksen ohjeita lähetettiin aiemmin jokaiselle veronmaksajalle paksu vihko. Nyt sama ohjeistus on pari sivua ja yksityiskohtaisemmat ohjeet löytää verkosta. Kyseessä on todella massiivinen muutos.”

Myös matkustamisen ympäristövaikutuksia seurataan kuukausittain. Etätyöskentely ja yleistyneet etäpalaverit ovat vähentäneet päästöjen lisäksi työntekijöiden matkustamiseen kuluvaa omaa aikaa. Toimitiloja on muokattu ympäristöystävällisemmiksi toimitilakonseptilla, joka tiivistää tiloja ja samalla lisää yhdessä tekemisen mahdollisuuksia.

Verohallinto
© Verohallinto

Ympäristötyö kiinnostaa työnhakijoita

Säännöllisten toimenpiteiden lisäksi Green Office näkyy tapahtumina, kuten Energiansäästöviikkoon osallistumisena. Toimistot järjestävät lisäksi valokuvauskilpailuja, kuten luontokuvakilpailun teemalla ”Minun maisemani”.

”Kisat ovat pieniä tapoja, joilla kuka tahansa voi osallistua kun perusympäristötyö jyllää taustalla. Se on sellaista hyvän mielen tuomista arkeen”, kuvaa Lotsari-Coffeng.

Ympäristöohjelma koetaan merkitykselliseksi myös uusien työntekijöiden rekrytoinnissa.

”Ympäristövastuu selvästi kiinnostaa osaa työnhakijoista. Samoin olen huomannut trendin, että ympäristötyötä nostetaan enemmän esille vuosiraportoinnissa.”

Raportointijärjestelmä omaa luokkaansa

Jokaisessa Verohallinnon toimipisteessä on oma Green Office -tiiminsä.

”Tiimit kootaan vapaaehtoisuuteen perustuen, mikä on helppoa kun johto ja henkilöstö ovat sitoutuneet toimintaan. Muutamilla ympäristötyö kuuluu työnkuvaan, mutta toimipaikoilla se on kyllä sydämen palo, joka vie", Lotsari-Coffeng kertoo.

"Etenkin julkinen sektori voisi toimia vielä voimakkaammin suunnannäyttäjänä. Perusajatus siitä, että yhdessä olemme enemmän, on hieno ja erityisen sopiva isoille toimijoille."

-Hannele Lotsari-Coffeng, Verohallinto

Käytännön toimenpiteistä päätetään paikallisesti eri toimipisteissä, mutta raportointi on organisaation yhteinen. Verohallinto loi jo Green Office -taipaleensa alussa oman raportointitietokantansa Ilmastolaskurin indikaattorien seurantaa varten. Raportoinnista on tullut suoranainen hittituote.

”Kyseessä on hallintopalveluiden tuotekehittelyn tulos, jossa on kerätty yhteen tuhansia tietueita. Vaikka organisaatio muuttuisi, järjestelmä pysyy kärryillä. Raportointi on osittain automatisoitu ja koostaa tiedot neljästä ympäristöohjelman osa-alueesta.”

Esiteltyjä raportointijärjestelmän tietoja hyödynnetään toiminnan suunnittelussa ja budjetoinnissa sekä kustannuslaskennassa. Lopputuloksena on saatu kustannussäästöjä.

”Tärkeää on myös henkilöstön ympäristötietoisuuden lisääminen kertomalla vuosittain raportoinnin tuloksista avoimesti.”

Verohallinnon järjestelmä on niin vaikuttava, että he ovat käyneet esittelemässä luomustaan muillekin julkisille toimijoille.

"Yhdessä olemme enemmän"

Lotsari-Coffeng on hämmästynyt vuosien kuluessa siitä, miten suuria vaikutuksia ympäristöjärjestelmä saa aikaan. Verohallinnon kaltaisen tuhansien työntekijöiden organisaatiossa datan määrä on huima.

”On ihme, miten vähän puhutaan oman toiminnan vaikutuksista toimistoilla. Etenkin julkinen sektori voisi toimia vielä voimakkaammin suunnannäyttäjänä. Perusajatus siitä, että yhdessä olemme enemmän, on hieno ja erityisen sopiva isoille toimijoille.”

Tulevaisuudessa Verohallinnon työ siirtyy entistä enemmän sähköiseksi uuden verotusohjelman myötä. Green Officen merkitys tuskin vähenee, vaikka työn tekemisen tavat muuttuvat.

”Arjessa ympäristöjärjestelmä pakottaa pysähtymään asioiden eteen”, Lotsari-Coffeng sanoo.

Jaa tämä sivu: