Päivitetty

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Kiitos kiinnostuksestasi WWF Suomea kohtaan. WWF Suomi pyrkii kaikin tavoin kunnioittamaan työntekijöiden ja työnhakijoiden yksityisyydensuojaa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan ne periaatteet, joiden mukaisesti WWF Suomi käsittelee työhakemuksen jättäneiden työnhakijoiden henkilötietoja.

 

1 YLEISET TIEDOT

Rekisterinpitäjä:
Maailman Luonnon Säätiö - World Wide Fund For Nature, Suomen rahasto sr ("WWF Suomi")

Lintulahdenkatu 10
00500 Helsinki
p. 09 7740 100
wwf.fi

Yhteyshenkilö: Susanna Vuorela, tietosuoja@wwf.fi

Rekisterin nimi: WWF:n työnhakijarekisteri ("Rekisteri")

WWF Suomi sitoutuu suojaamaan rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.

2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyperusteena on WWF Suomen oikeutettu etu, joka perustuu WWF Suomen ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen rekisteröidyn hakiessa WWF Suomen työpaikkaa. WWF Suomi käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • rekrytointitoimenpiteiden toteuttaminen ja hallinnointi;
  • hakemusten käsitteleminen;
  • työnhakijan soveltuvuuden arvioiminen; sekä
  • työnhakuun ja rekrytointiin liittyvä yhteydenpito.

3 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

WWF Suomi kerää lähtökohtaisesti henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä heidän itsensä lähettämien hakemusten perusteella. 

WWF Suomi voi lain sallimissa rajoissa saada rekisteröidystä tietoja myös muista lähteistä. Mikäli tietoja kerätään muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään, WWF Suomi pyytää siihen lähtökohtaisesti aina rekisteröidyn suostumuksen. Tällaisia muita lähteitä ovat esimerkiksi tarpeen mukaan ulkopuolisilla teetetyt henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit.

Rekisteriin kirjataan vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Rekisteri voi pitää sisällään muun muassa seuraavia henkilötietoja:

  • koko nimi ja yhteystiedot (muun muassa puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka);
  • yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi, henkilötunnus ja sukupuoli);
  • koulutustiedot (muun muassa oppilaitoksen nimi, tutkintonimike ja opintojen kesto)
  • työkokemustiedot (muun muassa työnantajatiedot, tehtävänimike ja työsuhteen kesto)
  • kielitaito;
  • mahdollisiin henkilö- ja soveltuvuusarvionteihin liittyvät tiedot; sekä
  • haettava työpaikka;
  • työnhakijan itsensä muut hakemuksessaan ja ansioluettelossaan antamat tiedot.

4 TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

WWF Suomi voi luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan lähtökohtaisesti vain rekisteröidyn suostumuksella tai konsernin sisäisesti tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla, taikka viranomaisille, kuten vero-, ulosotto- ja sosiaaliviranomaisille, kun tietojen luovuttamisesta on erikseen säädetty. WWF Suomi voi siirtää henkilötietoja WWF Suomen toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleville alihankkijoille ja palveluntarjoajille.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla esimerkiksi palveluntarjoajien käsitellessä henkilötietoja WWF Suomen puolesta.

5 REKISTERIN SUOJAAMINEN JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET

WWF Suomi noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. WWF Suomi pyrkii aina henkilötietoja käsitellessään varmistamaan, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

WWF Suomi ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat WWF Suomen mahdolliset yhteistyökumppanit pyrkivät pitämään henkilötiedot turvassa ja kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytökseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Vain sellaisilla WWF Suomen tai WWF Suomen yhteistyökumppaneiden työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja. 

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä WWF Suomeen saadakseen tiedoistaan yhteenvedon. WWF Suomi toimittaa yhteenvedon lähtökohtaisesti 30 päivän kuluessa yhteydenotosta. Yhteenveto on ensimmäisellä kerralla ilmainen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten ja vanhentuneiden tietojensa korjaamista ja/tai poistamista sekä niiden käsittelyn rajaamista. Rekisteröidyllä on lisäksi tietyissä tilanteissa oikeus kieltää tietojensa käsitteleminen.

WWF Suomi pyrkii aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan rekisteröidyn kanssa. Mikäli rekisteröity on kuitenkin tyytymätön henkilötietojensa käsittelyyn, rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai rekisteröidyllä on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojensa käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön osoitteeseen tietosuoja@wwf.fi.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan.

Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja WWF Suomella voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja, mistä johtuen tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt vaihtelevat. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.