Green Office -rekisterin tietosuojaseloste

1. YLEISET TIEDOT

Rekisterinpitäjä:
Oy Nooan Arkki Ab (y-tunnus 0112046-9) (”Nooan Arkki”)
Lintulahdenkatu 10, 00500 HELSINKI
puh. (09) 774 0100 (vaihde)

Yhteyshenkilö:
Susanna Vuorela, [email protected]

Tämä tietosuojaseloste koskee Green Office -verkostossa toimivia tai muutoin Nooan Arkin kanssa asioivia henkilöitä (ml. Green Office -kumppaniyhtiöiden tai muiden organisaatioiden yhteyshenkilöitä ja mahdollisia muita niiden palveluksessa toimivia henkilöitä) sekä henkilöitä, jotka ovat osoittaneet kiinnostusta toimia Green Office -verkostossa esimerkiksi jättämällä Nooan Arkille yhteystietonsa Green Officea koskevien lisätietojen saamiseksi tai käyttämällä Green Office -ympäristöjärjestelmään liittyviä työkaluja, kuten ilmastolaskuria ja kulutustapamittaria.

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyperusteena on Nooan Arkin oikeutettu etu, joka perustuu Nooan Arkin ja rekisteröidyn väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen henkilön toimiessa Green Office -verkostossa, henkilön osoitettua muutoin kiinnostusta Green Office -verkostoa kohtaan taikka henkilön asioidessa muutoin Nooan Arkin kanssa. Nooan Arkin oikeutettu etu perustuu lisäksi Nooan Arkin intressiin kehittää ja kasvattaa Green Office -verkostoaan ja muuta toimintaansa. Nooan Arkki käsittelee henkilötietoja oikeutetun etunsa perusteella seuraaviin tarkoituksiin:

‒ maksujen hallinnoiminen;
‒ osapuolten välisen suhteen ja siitä johtuvien velvoitteiden hoitaminen Green Office -verkostossa;
‒ yhteydenpito;
‒ Green Officen ja WWF Suomen toiminnasta tiedottaminen ja markkinointi (esimerkiksi WWF-lehden, kilpailujen, arvontojen ja uutiskirjeiden avulla) sekä markkinoinnin kohdentaminen ja siihen liittyvä profilointi, jotta voimme tavoittaa Nooan Arkin toiminnan kannalta oikeat ihmiset;
‒ nykyisten ja tulevien tapahtumien, palveluiden ja/tai tuotteiden suunnittelu, toteutus, ylläpito ja edelleen kehittäminen; sekä
‒ mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen.

Lisäksi Nooan Arkki pyytää lainsäädännön niin edellyttäessä suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin tai yksittäisiin muihin henkilötietojen käsittelytoimiin.

3. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Keräämämme henkilötiedot ovat pääasiassa sinun meille antamiasi tietoja. Nooan Arkki kerää henkilötietoja suoraan sinulta seuraavissa yhteyksissä:

‒ ilmoittautuessasi Green Office -verkostoon ja toimiessasi Green Office -verkostossa (esim. verkostossa mukana olevan yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilönä tai organisaatiosi Green Office -tiimin jäsenenä);
‒ osallistuessasi Nooan Arkin järjestämiin Green Office -kilpailuihin ja -arvontoihin;
‒ tilatessasi Green Office -uutiskirjeen, -blogipäivitykset tai muuta -materiaalia;
‒ vastatessasi kyselyihimme, ilmastolaskuriin ja kulutustapamittariimme Green Office -yhteistyössä tai muutoin;
‒ osallistuessasi Nooan Arkin järjestämiin Green Office -liitännäisiin tai muihin tilaisuuksiin; sekä
‒ antaessasi palautetta tai muutoin ollessasi meihin yhteydessä tai asioimalla kanssamme.

Saatamme saada tietojasi myös tilanteessa, jossa Green Office yhtiön tai muun organisaation edustaja jakaa ko. yhtiön/organisaation muiden edustajien tietoja meille.

Yllä kuvattujen tilanteiden lisäksi voimme kerätä tietoja myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten julkisilta verkkosivuilta tai muista kolmansien tarjoamista tietokannoista. Saatamme myös käyttää näitä muita lähteitä kerätäksemme tietoja tehtävistäsi tai asemastasi organisaatiossa tai tietoja julkisesta asemastasi.

Nooan Arkki käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Ilman kyseisiä tietoja Nooan Arkki ei voi toteuttaa asianmukaisesti asianomaiseen Green Office -yhteistyö- tai muuhun suhteeseen liittyviä hallinnollisia toimenpiteitä ja täyttää velvoitteitaan.

Nooan Arkki käsittelee seuraavia henkilötietoja:

‒ koko nimi ja yhteystiedot (kuten postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä maa);
‒ yhteistyösuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (kuten suosimasi yhteydenpitotapa, kielitaito, uutiskirjeen lähetysmuoto ja aika sekä asiointiasi koskevat muut tarpeelliset tiedot);
‒ tapahtumien, kampanjoiden ja muun Nooan Arkin kanssa toteutettavan yhteistyötoiminnan asianmukaisen ja onnistuneen järjestämisen, niihin osallistumisen sekä edelleen kehittämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten tarvittaessa esimerkiksi ruoka-ainerajoitetiedot tapahtuman järjestämisen ajaksi;
‒ tieto yhtiöstä tai muusta organisaatiosta, jonka palveluksessa toimit sekä tieto tittelistäsi/asemastasi;
‒ Omapalvelun käytöstä ja käyttäjästä kerättävät lokitiedot (kuten käyttäjän tiedot, IP-osoite, tiedot vierailusta sekä ladatuista tiedostoista);
‒ markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät profilointi- ja kiinnostustiedot, tunnisteet, ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot; sekä
‒ mahdolliset tarkemmat tiedot suhteestasi Nooan Arkkiin sekä kiinnostuksestasi sen toimintaa ja tuotteita kohtaan.

4. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Nooan Arkki ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille ilman, että rekisteröity on hyväksynyt tietojen luovutuksen. Nooan Arkki pyrkii aina ensisijaisesti luovuttamaan tietoja sellaisessa muodossa, josta yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Nooan Arkki voi luovuttaa henkilötietojasi lain sallimissa rajoissa sen palveluntarjoajille tai yhteistyökumppaneille, kuten markkinointiin hyödyntämillemme sosiaalisen median alustoille.

Tietyissä tilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös, mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoa tai konsernin sisäisesti tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla.

Voimme lisäksi siirtää henkilötietojasi toimeksiannostamme tietoja lukuumme käsitteleville palveluntarjoajille ja alihankkijoille kuten WWF Suomelle.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (esimerkiksi palveluntarjoajien käsitellessä henkilötietoja Nooan Arkin puolesta) ainoastaan tietosuojalainsäädännön vaatimien perusteiden, kuten Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden tai Euroopan komission vastaavuuspäätösten, mukaisesti.

5. REKISTERIN SUOJAAMINEN JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET

Nooan Arkki noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Pyrimme henkilötietoja käsitellessämme varmistamaan, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

Nooan Arkki ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat Nooan Arkin mahdolliset palveluntarjoajat pyrkivät pitämään henkilötiedot turvassa ja kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytökseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Vain sellaisilla Nooan Arkin edustajilla on pääsy henkilötietoihin, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

6. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on oikeus:

‒ saada pääsy tietoihisi;
‒ pyytää, että sinua koskevat tiedot oikaistaan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tai mahdollista tietojen säilyttämistä;
‒ pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa;
‒ pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen siten kuin soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä on säädetty; sekä
‒ tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).

Sinulla on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, sekä henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten, mukaan lukien tähän liittyvää profilointia (ks. edellä kohta 2).

Mikäli henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä osoitteeseen [email protected].

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietojasi säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan.

Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja Nooan Arkilla voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja. Tämän vuoksi tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt voivat vaihdella. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.