Green Office -rekisterin tietosuojaseloste

1. YLEISET TIEDOT

Rekisterinpitäjä:
Oy Nooan Arkki Ab (Y-tunnus 0112046-9) (”Nooan Arkki”)
Lintulahdenkatu 10, 00500 HELSINKI
puh. (09) 774 0100 (vaihde)

Yhteyshenkilö:
Susanna Vuorela
tietosuoja@wwf.fi
Kerätyt tiedot ovat osa Oy Nooan Arkki Ab:n Green Office ‑rekisteriä (”Green Office -rekisteri”)

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Green Office -rekisterin rekisteröityjä ovat Green Office -verkostossa toimivien yhtiöiden tai muiden organisaatioiden yhteyshenkilöt ja palveluksessa toimivat henkilöt sekä henkilöt, jotka ovat osoittaneet kiinnostusta toimia Green Office -verkostossa esimerkiksi jättämällä Nooan Arkille yhteystietonsa Green Officea koskevien lisätietojen saamiseksi tai käyttämällä Green Office -ympäristöjärjestelmään liittyviä työkaluja, kuten Ilmastolaskuria ja Kulutustapamittaria.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on Nooan Arkin oikeutettu etu, joka perustuu Nooan Arkin ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen henkilön ollessa Green Office -verkostoon kuuluvan yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilö tai palveluksessa oleva tai henkilön osoitettua muutoin kiinnostusta Green Office -verkostoa kohtaan.

Green Office -rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on maksujen hallinnoiminen sekä osapuolten välisen suhteen ja siitä johtuvien velvoitteiden hoitaminen Green Office -verkostossa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lisäksi yhteydenpito sekä Green Officen ja WWF Suomen toiminnasta tiedottaminen ja markkinointi (esimerkiksi WWF-lehden, kilpailujen, arvontojen ja uutiskirjeiden avulla). Nooan Arkki voi käsitellä tietojasi myös nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden suunnitteluun, toteutukseen, ylläpitoon ja edelleen kehittämisen mahdollistamiseen sekä mielipide- ja markkinointitutkimuksiin.

3. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Green Office -rekisteriin keräämämme henkilötiedot ovat pääasiassa sinun meille antamiasi tietoja. Nooan Arkki kerää henkilötietoja suoraan sinulta seuraavissa yhteyksissä:

• ilmoittautuessasi Green Office -verkostoon ja toimiessasi Green Office -verkostossa mukana olevan yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilönä tai organisaatiosi Green Office -tiimin jäsenenä;
• osallistuessasi Nooan Arkin järjestämiin Green Office -kilpailuihin ja -arvontoihin;
• tilatessasi Green Office -uutiskirjeen, blogipäivitykset tai muuta materiaalia;
• vastatessasi kyselyihimme, Ilmastolaskuriin ja Kulutustapamittariimme Green Office ‑yhteistyössä tai muutoin;
• osallistuessasi Nooan Arkin järjestämiin Green Office -liitännäisiin tilaisuuksiin; sekä
• antaessasi palautetta tai ollessasi meihin muutoin yhteydessä.

Saatamme saada yhteystietosi myös tilanteessa, jossa Green Office ‑yhtiön tai muun organisaation edustaja jakaa koko ko. yhtiön/organisaation Green Office ‑tiimin yhteystiedot meille.

Yllä kuvattujen tilanteiden lisäksi voimme kerätä tietoja myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten julkisilta verkkosivuilta. Saatamme myös käyttää näitä muita lähteitä kerätäksemme tietoja tehtävistäsi tai asemastasi organisaatiossa tai tietoja julkisesta asemastasi.

Green Office -rekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

• koko nimi ja yhteystiedot (kuten postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä maa);
• yhteistyösuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (kuten suosimasi yhteydenpitotapa, kielitieto, uutiskirjeen lähetysmuoto ja ‑aika sekä asiointiasi koskevat muut tarpeelliset tiedot);
• muut järjestämiemme tapahtumien, kampanjoiden, vapaaehtoistoiminnan asianmukaisen ja onnistuneen järjestämisen, niihin osallistumisen sekä edelleen kehittämisen kannalta tarpeelliset tiedot (kuten tarvittaessa esimerkiksi ruoka-ainerajoitetiedot tapahtuman järjestämisen ajaksi);
• tieto yhtiöstä tai muusta organisaatiosta, jonka palveluksessa toimit sekä tieto tittelistäsi/asemastasi; sekä
• Omapalvelun käytöstä ja käyttäjästä kerättävät lokitiedot (kuten käyttäjän tiedot, IP-osoite, tiedot vierailluista sivuista sekä ladatuista tiedostoista).

4. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Nooan Arkki ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja säännönmukaisesti ulkopuolisille ilman, että rekisteröity on hyväksynyt tietojen luovutuksen. Tietyissä tilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman suostumustasi esimerkiksi mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoa. Nooan Arkki pyrkii aina ensisijaisesti luovuttamaan tietoja sellaisessa muodossa, josta yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Voimme siirtää henkilötietojasi toimeksiannostamme tietoja lukuumme käsitteleville palveluntarjoajille ja alihankkijoille kuten WWF Suomelle.

Henkilötietoja luovutetaan tai siirretään Euroopan unionin (”EU”) tai Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolelle vain lainsäädännön mahdollistamilla perusteilla. Nooan Arkki tai Nooan Arkin alihankkijat/palveluntarjoajat taikka yhteistyökumppanit saattavat käyttää henkilötietojen käsittelyssä tai palveluiden toteutuksessa yrityksiä, jotka sijaitsevat EU:n ja ETA:n ulkopuolella olevissa maissa.

5. REKISTERIN SUOJAAMINEN JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET

Nooan Arkki noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Pyrimme henkilötietoja käsitellessämme varmistamaan, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

Nooan Arkki ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat Nooan Arkin mahdolliset palveluntarjoajat pyrkivät pitämään henkilötiedot turvassa ja kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytökseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Vain sellaisilla Nooan Arkin tai Nooan Arkin palveluntarjoajien työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

6. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Voit ottaa yhteyttä Nooan Arkkiin (sähköpostitse osoitteella tietosuoja@wwf.fi) saadaksesi tiedoistasi yhteenvedon. Nooan Arkki toimittaa yhteenvedon lähtökohtaisesti 30 päivän kuluessa yhteydenotosta. Yhteenveto on ensimmäisellä kerralla ilmainen.

Sinulla on myös oikeus pyytää virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten ja vanhentuneiden tietojen korjaamista ja/tai poistamista sekä niiden käsittelyn rajaamista. Sinulla on lisäksi tietyissä tilanteissa oikeus kieltää tietojesi käsitteleminen.

Mikäli olet antanut suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin, kuten Ilmastolaskurin ja Kulutustapamittarin kokeilun yhteydessä, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Sinulla on myös aina oikeus kieltää sähköinen suoramarkkinointi.

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön osoitteeseen tietosuoja@wwf.fi.

Nooan Arkki pyrkii aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan kanssasi. Mikäli olet kuitenkin tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietojasi säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan.

Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja Nooan Arkilla voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja. Tämän vuoksi tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt voivat vaihdella. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.