5 vinkkiä ympäristöjärjestelmän käyttöönottoon
Sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tämä pätee myös ympäristöjärjestelmän käyttöönottoon. Kokosimme yhteen ympäristöjärjestelmän käyttöönoton parhaimmat vinkit, jotta hyödyt, kuten kustannussäästöt ja ympäristötietoisuus, voidaan saavuttaa. Ota siis nämä asiat huomioon, ennen kuin ryhdyt hommiin.
1. Aloita resursoinnilla ja selkeällä vastuunjaolla
Aluksi organisaatiosta valitaan henkilö, joka johtaa ympäristötyötä ja pitää kokonaisuuden hyppysissään. Yhteyshenkilön tueksi kannattaa koota tiimi, johon on hyvä valita eri osa-alueiden asiantuntijoita esimerkiksi viestinnästä, hankinnoista, IT:stä ja HR:stä.
Yhteyshenkilön tai tiimiläisten ei tarvitse itse tietää, millä toimenpiteillä hiilijalanjälki pienenee tai miten vastuullisia hankintoja tehdään, sillä ympäristöjärjestelmän työkalut ja asiantuntijat opastavat kaikessa. Ajankäyttöä helpotat huomattavasti, kun rakennat ympäristöjärjestelmän valmiin mallin tai standardin pohjalta.
Ympäristötyöstä tulee vaikuttavaa vasta, kun se on johdon agendalla. Johdon on siis sitouduttava vastuullisuuteen, jotta se jalkautuu osaksi koko organisaatiota. Johto varmistaa, että ympäristötyön suunnitteluun ja toimenpiteiden toteuttamiseen varataan tarpeeksi työaikaa. Lisäksi suurempien investointien resurssoinnista, kuten toimitilojen energiatehokkuushankkeista, päättää lopulta johto.
2. Lähtötilanneanalyysi kertoo, mistä ympäristövaikutukset syntyvät
Sinun on selvitettävä lähtötilanne, jotta ymmärrät, mistä kaikesta toimistonne ympäristövaikutukset muodostuvat. Nykytilan kirkastaminen on tärkeää, koska vain siten tiedät, missä teillä on eniten parannettavaa.
Tietyissä ympäristöjärjestelmissä organisaation nykytila tutkitaan itsearvioinnin avulla, mikä auttaa löytämään sekä vahvuudet että kehityskohteet. Lähtötilanneanalyysi saattaa esimerkiksi kertoa, että kierrätys on jo hoidettu moitteettomasti kiinteistössä. Samalla se paljastaa pinnan alta monia sellaisia asioita, joihin organisaatiossa ei ole kiinnitetty ympäristönäkökulmasta huomiota. Analyysi voi esimerkiksi osoittaa, että toimiston hankinnat, liikkumisen tavat tai ympäristöjohtaminen vaativat kipeästi muutoksia vastuullisempaan suuntaan.
3. Aseta saavutettavat mutta kunnianhimoiset tavoitteet
Aseta ympäristötekemiselle ytimekkäät tavoitteet, jotta hahmotat, mihin tähtäätte.
Pyri asettamaan vähintään kolme tavoitetta. Esimerkiksi organisaatio voi yhtenä tavoitteenaan päättää vähentää sähkönkulutusta 5 prosenttia edelliseen vuoteen verrattuna. Henkilöstön sitouttaminen ja ympäristötietoisuuden lisääminen sopisi toiseksi tavoitteeksi. Kolmas tavoite taas voisi liittyä lentämisen vähentämiseen.
Linkitä ympäristöhjelmanne tavoitteet organisaationne strategisiin tavoitteisiin. Pääasia on, että valitset sellaiset tavoitteet, jotka ohjaavat minimoimaan toimiston merkittävimmät haitalliset ympäristövaikutukset. Älä tyydy vain helpoimpiin tekoihin, vaan tavoitteiden on oltava tarpeeksi kunnianhimoisia. Vastuullisuudessa erinomaiset organisaatiot kyllä erottautuvat kilpailijamassasta.
4. Valitse oikeat mittarit tavoitteiden seuraamiseen
Määritä jokaiselle tavoitteelle mittarit, joilla seuraat tavoitteiden saavuttamista. Mittarit voivat olla laadullisia tai määrällisiä. Esimerkiksi sähkön kulutusta mitataan kilowattitunteina ja lentomatkustuksen määrää lennettyinä kilometreinä. Työyhteisön sitouttamista voidaan mitata vaikkapa sisäisen viestinnän vaikuttavuudella ja omien tapahtumien osallistujamäärillä.
Oikeanlainen mittaaminen on tärkeää, koska se tarjoaa tietoa, jonka avulla tunnistetaan kehityskohteita ja parannetaan tuloksia. Tietoa voidaan käyttää sisäisesti johdon ja henkilöstön vakuuttamiseen. Ulkoisessa viestinnässä hyvät tulokset vahvistavat organisaation brändiä vastuullisena toimijana.
5. Suunnittele vaikuttavat toimenpiteet
Mieti toimenpiteet niin, että ne tekemällä organisaatio pääsee tavoitteisiin. Mitä tarkemmin suunnittelet, vastuutat ja aikataulutat toimenpiteet, sitä helpompaa niihin on ryhtyä.
Toimenpiteet voivat olla pikavoittoja, kuten kauramaidon lisääminen kahvihuoneen jääkaappiin. Tai ne voivat olla isompia investointeja, kuten valaistuksen uusiminen LED-tekniikkaan tai hankintaohjeen päivittäminen.
Kun suunnitelmasi on valmis, organisaatiolla on kasassa ympäristöjärjestelmä, ja sovittujen ympäristötekojen toteuttaminen voi alkaa.
Teksti: Emmi Karhiaho