Ulkopuolinen tarkastus lisää ympäristösertifikaatin luotettavuutta ja kannustaa jatkuvaan vastuullisuuden kehittämiseen

Jokaisen WWF Green Office -organisaation ympäristöjärjestelmä tarkastetaan, eli auditoidaan, tasaisin väliajoin, ensimmäisen kerran viimeistään vuoden kuluttua sopimuksen solmimisesta ja tämän jälkeen kolmen vuoden välein vuositarkastuksissa.

Säännölliset tarkastukset takaavat, että työpaikan ympäristötyö vastaa WWF:n asettamia kriteereitä eli ympäristönsuojelullista minimitasoa. Vuositarkastukset toimivat myös kannustimena jatkuvaan ympäristötyön parantamiseen. Organisaatioilta ei vaadita heti ensimmäisessä tarkastuksessa täydellisyyttä, mutta niiden tulee osoittaa, että ympäristövastuun eteen todella toimitaan.

Käytännössä ulkopuolisella tarkastuksella varmistetaan, että organisaation tekemä ympäristöohjelma konkretisoituu suunnitelmista teoiksi. Kun organisaatio on täyttänyt kriteerit ja läpäissyt tarkastuksen, sille myönnetään WWF Green Office -ympäristösertifikaatti.

Kriteerien ohella myös jatkuva parantaminen merkitsee

Ympäristöjärjestelmässä organisaatio rakentaa ympäristöohjelman tavoitteineen, mittareineen ja toimenpiteineen aina yhdelle tavoitekaudelle, kuten vuodeksi kerrallaan. Kriteerien täyttäminen on olennainen osa ensimmäisen Green Office -vuoden ympäristöohjelman rakentamista.  

Ensimmäisen vuoden jälkeen kriteerien mukaiset, parannetut toimintatavat ovat jo vakiintuneet osaksi organisaation arkea. Tämän jälkeen ympäristötyö voidaan suunnata vuosi vuodelta vaikuttavampiin tekoihin. 

Minimitason noudattamisen lisäksi ympäristöjärjestelmässä sitoudutaan siis jatkuvaan parantamiseen ja seurataan toiminnan pidempiaikaista kehittymistä. Tämä on keskeistä kaikille toimintaa kehittäville järjestelmille, ja lisää myös ympäristösertifikaatin luotettavuutta.

Mitä toimistolla tarkastetaan?

Tarkastukset tehdään pääasiassa toimistovierailuina niin, että riippumaton Green Office -tarkastaja vierailee auditoitavassa organisaatiossa paikan päällä.

Ulkopuolinen tarkastaja seuraa sertifikaatin kriteerien täyttymistä toimiston itsearvioinnin, organisaation rakentaman ympäristöohjelman sekä edellisten kausien ympäristöohjelmien perusteella. Näin varmistetaan, että esimerkiksi toimitilojen energiatehokkuutta on parannettu ja sähkönkulutusta vähennetty suunnitelmien mukaisesti. 

Tämän lisäksi tarkastaja kiertää toimiston tiloissa ja käy läpi esimerkiksi lajittelumahdollisuudet, jätepisteet ja hankintojen ympäristömerkit. Samalla tarkastaja voi jututtaa toimiston työntekijöitä ympäristöasioista.  

Tarvittaessa tarkastus voidaan järjestää myös etätarkastuksena, jolloin kierros tehdään Green Officen etätarkastuslistan avulla. Listan täyttää organisaation Green Office -yhteyshenkilö tai -tiimi, joiden tehtävänä on tällöin kuvata ja arvioida erinäisten toimenpiteiden toteutumista käytännössä. Etätarkastus vastaa sisällöllisesti perinteistä toimistotarkastusta, ja käsiteltävät teemat ja dokumentit ovat samoja kuin tavallisessa toimistotarkastuksessa.

Oman talon ulkopuolinen tarkastaja havaitsee kehityskohteet paremmin

Ympäristösertifioinnin lisäksi organisaatiot saavat tarkastuksesta ideoita ympäristövastuun edistämiseen. Tarkastaja antaa palautetta tehdystä työstä ja käytännönläheisiä kehitysideoita, jotka auttavat viemään ympäristötyötä eteenpäin. Näin tunnistetaan oman toiminnan vahvuudet ja kehityskohteet. 

Tarkastajan antaman palautteen avulla on helpompi tehdä päätöksiä sen suhteen, mihin organisaation tulisi seuraavaksi keskittyä. Jokaisen tarkastuksen jälkeen organisaatio saa käyttöönsä tarkastuslausunnon, jota se voi hyödyntää esimerkiksi seuraavan vuoden ympäristöohjelman suunnittelussa. 

”Tarkastuksen arvo kiteytyy siihen, että omaa toimintaa on aina vaikeampi arvioida. On helpottavaa, kun ulkopuolinen taho kertoo, mikä toiminnan taso on”, sanoo Green Office -tarkastaja Mikko Heikkinen. 

Tarkastaja voi haastaa organisaatioille vaikeisiin osa-alueisiin liittyviä toimenpiteitä, mutta hänen tehtävänsä on myös ehdottaa ratkaisuja haasteiden selättämiseksi. Esimerkiksi lentämisen vähentäminen on Heikkisen mukaan organisaatioille yleinen kehityskohde, johon tarttuminen on kuitenkin tärkeää lennoista aiheutuvien valtavien hiilidioksidipäästöjen takia.

Vuositarkastukset ympäristötyön kirittäjinä

WWF Green Office kannustaa organisaatioita jatkuvaan ympäristövastuun kehittämiseen.

Lähestyvä seurantatarkastus motivoi organisaatioita toteuttamaan ympäristöohjelmaan merkityt toimenpiteet. Säännölliset, kolmen vuoden välein tehtävät tarkastukset toimivat ympäristötyön kirittäjinä ja kirkastavat organisaatioiden tavoitteita silloinkin, kun työn aloittamisesta on kulunut jo useampi vuosi. 

Vuositarkastuksissa korostuu se, että myös hyvän tason ylläpitäminen vaatii työtä. Aiempien saavutusten hyöty katoaa, jos jatkuvilla toimenpiteillä ei ylläpidetä saavutettua tasoa. Esimerkiksi henkilövaihdokset voivat olla uhka ympäristöjohtamisen onnistumiselle, jos suunnitelmista, toimenpiteistä ja tuloksista ei pidetä ajantasaisesti kirjaa. 

Ympäristövastuullisuuden edistäminen ja tarkastuksiin valmistautuminen voivat aiheuttaa myös muita kuin suoraan ympäristöasioihin liittyviä parannuksia työpaikoilla, kertoo Mikko Heikkinen. 

“Ympäristötyö voi muun muassa parantaa vuorovaikutusta organisaation eri osastojen välillä sekä lisätä havaintoja ja itsetietoisuutta myös esimerkiksi työhyvinvointiin tai –turvallisuuteen liittyen”, hän sanoo. 

Tarkastuksen läpäisystä kannattaa viestiä

Ympäristösertifikaatti toimii tunnustuksena siitä, että vaikuttavia toimenpiteitä oikeasti toteutetaan.

WWF Green Office -tarkastuksen läpäisy on aina hyvä tilaisuus kertoa asiakkaille ja sidosryhmille, että organisaatio on ympäristövastuullinen toimija. Sertifikaatista voi olla hyötyä muun muassa brändin vahvistamisessa, kilpailutuksissa ja työnantajamielikuvan parantamisessa.

WWF Green Office -merkin ja materiaalien lisäksi organisaatio voi viestiä ympäristösertifikaatista ulkoisesti esimerkiksi Green Office -diplomilla, jonka se saa halutessaan käyttöönsä tarkastuksen jälkeen.

Teksti: Hanna Yrjölä, toimistotarkastuksista vastaava Green Office -asiantuntija