Etätyö tutuksi ja videokokoukset toimiviksi – parhaat vinkit etätöihin

1. Tehkää selväksi työyhteisön pelisäännöt

Esihenkilöt ja johtajat: viestikää selkeästi esimerkiksi työajan kirjaamiseen liittyvistä ohjeista ja tavoitettavuudesta. Muistakaa myös käydä läpi kaikki askarruttavat asiat muuttuneeseen työtilanteeseen liittyen.

2. Muista työkaverit

Etätöissä spontaanit kohtaamiset työkavereiden kanssa jäävät helposti uupumaan. Suhdetta työkavereihin kannattaa kuitenkin ylläpitää myös kotitoimistolta käsin. Käytä etäkokouksissa videoyhteyttä internetyhteyden salliessa, jotta näette toistenne kasvot. Työasioita hoitaessa kannattaa myös välillä soittaa kollegalle pelkän viestin laittamisen sijaan. Pidä kiinni yhteydenpidosta lisäksi työasioiden ulkopuolella: voitte järjestää esimerkiksi virtuaalisia kahvi- ja lounastaukoja tai kokata videoyhteyden välityksellä yhdessä kasvislounasta WWF:n reseptit apunanne.

3. Minimoi tekninen sähläys etäkokouksissa

Näin otat etäkokousohjelmat haltuun ja minimoit tekniset hankaluudet:

• Tarkista etukäteen, että etäneuvotteluohjelmistosi on ajan tasalla ja että sinulta löytyy tarvittavat välineet, kuten web-kamera ja kuulokkeet. Kirjaudu sisään kokoukseen myös tarpeeksi ajoissa, jotta ehdit testata toimivatko kaikki asetukset kuten pitää.
• Tarkista internetyhteytesi toimivuus. Jos wifi-yhteyden kanssa on ongelmia, perinteinen kaapeli toimii yleensä vakaammin.
• Kokoukselle kannattaa nimittää yksi puheenjohtaja, joka vetää kokousta. Tarpeen mukaan voi olla hyvä nimetä myös avustaja, joka tekee muistiinpanoja ja jakaa puheenvuoroja. Jos kyseessä on isompi kokous, kannattaa valmistella ennen sitä asialista ja kertoa kokouksen alussa, mitä kokouksessa on tarkoitus käsitellä tai päättää.
• Käytä videokameraa! Pitkän etätyöjakson aikana on mukava nähdä työkavereiden kasvoja. Kannattaa myös etsiä paikka, jossa kasvosi oikeasti näkyvät – jos takanasi on suuri valonlähde, esimerkiksi ikkuna, näkyvät kasvosi vastavalon takia huonosti. Jos internet-yhteys on heikko, kannattaa kamera pitää päällä vain alkutervehdysten ajan.
• Chat-toimintoa kannattaa käyttää keskustelun tukena esimerkiksi sivuhuomautusten ja linkkien jakamiseen.
• Jaa näyttösi screen sharing -toiminnolla, jonka kautta voit näyttää esitelmäsi tai dokumenttisi muille osallistujille.
• Viittaa itsellesi puheenvuoro raise hand -toiminnolla. Joistakin etäneuvotteluohjelmista löytyy toiminto, jossa voit virtuaalisesti painamalla nappia nostaa kätesi sen merkiksi, että sinulla on jotain kommentoitavaa tai haluat puheenvuoron. Toki jos kokouksessa on vähän osallistujia, toimii myös ihan perinteinen oman raajan nostaminen. Sopikaa kokouksen alussa yksi yhtenäinen tapa, jolla pyydätte puheenvuoroa.
• Mykistä mikrofonisi, kun et puhu. Kotoa kantautuva pienikin taustamelu häiritsee helposti muita osallistujia.

4. Muista tauot ja työergonomia

Tauoista on tärkeää huolehtia myös kotitoimistolla. Tauoissa kannattaa pitää rutiinia yllä – pidä ne mahdollisuuksien mukaan samaan aikaan kuin työpaikallakin. Erityisen virkistävää on, jos taukoon voi yhdistää pienen happihyppelyn lähiluonnossa. Jos se ei kuitenkaan onnistu, voit tuoda luonnon luoksesi WWF:n Luontolivellä.

Jos sinulla on mahdollisuus ottaa työpaikaltasi kotitoimistolle esimerkiksi työtuoli tai isompi näyttö, hyödynnä se. Kaikki eivät toki voi näin tehdä – kannattaa siis muistaa asennon vaihtelu työpäivän aikana ja mielikuvitus esimerkiksi seisomatyöpisteiden rakentamisessa. Muista myös taukojumppa ja jaloittelu tarpeeksi usein! Istumista kannattaa tauottaa noin muutaman kerran tunnissa.

5. Muista pelisäännöt myös kotona

Pitkä etätyöjakso tuo ymmärrettävästi haasteita monille, kun puolisot, lapset tai lemmikit saattavat vaatia huomiota työnteon aikana. Kannattaa pyrkiä sopimaan yhteisistä pelisäännöistä ja mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi pyhittää tietty huone työnteolle, jonne ei saa tulla, kun ovi on kiinni. Muista kuitenkin tilanteen haasteellisuus ja myös armollisuus itseäsi ja työkavereitasi kohtaan: joskus vaan ei voi mitään, jos kokous keskeytyy lapselta kaatuneen mehulasin tai karvakaverin ääntelyn vuoksi.

6. Pidä kiinni rutiineista

Tee itsellesi päivän alussa aikataulu, josta pyrit pitämään kiinni. Myös niin kutsuttujen työvaatteiden pukemisella ja pienellä aamukävelyllä voi olla virkistävä vaikutus. Muista lisäksi, että on tärkeää erottaa työ- ja vapaa-aika toisistaan!

7. Rentoudu luonnossa

Ajoita lähiluonnossa liikkumista työpäivän tauoille ja nauti ulkoilmasta myös vapaa-ajalla. Tiesitkö, että luonnolla on monia terveysvaikutuksia? Jos työkiireet stressaavat, kannattaa suunnata sinne, missä on vihreää. Kevään korvilla on myös hyvä tilaisuus tutustua lähiluontoon yksin tai esimerkiksi lasten kanssa.

Kirjoittaja: Anni Taskinen