Ympäristö- ja laatutyöllä kehitetään organisaation kokonaisvaltaista vaikuttavuutta
Yrityksiin ja organisaatioihin kohdistuu yhä enemmän odotuksia laatuun ja vastuullisuuteen liittyen. Kun ympäristötyö ja laadunhallinta linkitetään toisiinsa, voi organisaatio samalla sekä vahvistaa omaa toimintakykyään että vastata kasvaviin vaatimuksiin. Miten laatutyö edistää työpaikan ympäristötyötä – ja toisinpäin?
Ympäristö- ja laatutyöstä löytyy paljon yhteyksiä, mistä syystä niitä on järkevää kehittää yhtä aikaa ja linkittää prosessit toisiinsa.
Laatutyölle on ominaista organisaation laaja-alainen ja jatkuva kehittäminen. Laadunhallinnalla pyritäänkin vastaamaan organisaatiolle asetettuihin vaatimuksiin ja tavoitteisiin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että organisaation on tunnettava omien sidosryhmiensä tarpeet ja odotukset sekä huomioitava ne omissa suunnitelmissaan ja toimintatavoissaan.
Laadunhallinnalle asetetut periaatteet löytyvät monista standardeista ja samat periaatteet näkyvät myös ympäristöjärjestelmissä. Molempien periaatteisiin kuuluvat muun muassa asiakaskeskeisyys, prosessimainen toimintatapa, ihmisten osallistuminen, johtajuus, jatkuva parantaminen, näyttöihin perustuva päätöksenteko sekä sidosryhmäsuhteiden hallinta. Kun laadunhallinta toteutetaan hyvin, saadaan taloudellisten etujen lisäksi aikaan myös muita hyötyjä: virheet vähenevät ja henkilöstön ja asiakkaiden tyytyväisyys kasvaa. Virheiden väheneminen ja sitä kautta myös riskitekijöiden pieneneminen tarkoittaa myös usein resurssien ja luonnonvarojen säästämistä sekä organisaation vastuullisuusimagon vahvistumista.
Vastuullisuus on kasvava teema yrityksien ja organisaatioiden toiminnassa. Myös lainsäädäntö kehittyy jatkuvasti siihen suuntaan, että yrityksiltä ja organisaatioilta odotetaan yhä vastuullisempaa toimintaa. Laatu- ja ympäristöjärjestelmät auttavat organisaatioita tunnistamaan kehityskohteita ja tarjoavat ratkaisuvaihtoehtoja havaittuihin ongelmiin. Ympäristö- ja laatunäkökulmia ei tulisikaan ajatella yritystoimintaa rajoittavina tekijänä, vaan enemmänkin mahdollisuutena. Esimerkiksi ympäristölähtöinen ajattelu voi auttaa organisaatioita parantamaan omaa toimintakykyä ja ehkäisemään riskitekijöitä.
Organisaatio voi saavuttaa merkittäviä etuja kytkemällä ympäristö- ja laatuasiat osaksi toimintansa prosesseja ja liittymällä näin mukaan edelläkävijöiden joukkoon. Miten kestävyys- ja laatukysymykset saadaan linkitettyä toisiinsa?
Ympäristö- ja laatutyö kulkevat käsi kädessä
Ympäristö- ja laatujärjestelmät tukevat ja täydentävät toisiaan. Ne tarjoavat toimintaperiaatteita, tavoitteita ja käytäntöjä, joiden tarkoituksena on parantaa organisaatioiden toimintaa kohti korkeampaa laatua ja kestävyyttä. Laatujärjestelmän tapaan myös ympäristöjärjestelmä auttaa organisaatiota parantamaan toimintaansa niin, että se huomioi omat tarpeensa ja tavoitteensa. Kummassakin järjestelmässä kartoitetaan kehitystarpeet itsearvioinnin avulla, mikä kertoo organisaation nykytilan ja auttaa löytämään toiminnan vahvuudet sekä ongelmakohdat. Itsearvioinnin hyödyt eivät rajoitu vain kehityskohteiden etsimiseen, vaan se auttaa myös seuraamaan työn edistymistä ja nopeutta sekä samalla myös kehityskulun pysyvyyttä. Kaiken kaikkiaan se auttaa organisaatiota lisäämään ymmärrystään kokonaisvaltaisesta kehittämisestä.
Yhtymäkohdat laatu- ja ympäristötyössä näkyvät selvästi myös esimerkiksi hankintojen kohdalla. Ympäristö- ja laatutyössä kiinnitetään jatkuvasti aiempaa enemmän huomiota siihen, mitä ja mistä hankitaan sekä miten hankinnat kulkevat organisaation omien prosessien läpi. Tämän jälkeen arvioitavaksi tulee, miten kussakin prosessissa on ympäristöasiat hoidettu. Hankintaohjeistuksissa onkin hyvä yhdistää laatuun ja ympäristöön liittyvä osaaminen.
Laatu- ja ympäristötyöllä voidaan parantaa vastuullisuuskulttuuria ja tehdä siitä osa organisaation identiteettiä. Kun vastuullisuus- ja laatukysymykset tulevat kiinteämmäksi osaksi organisaation toimintaa, näkyvät niiden tulokset myös asiakkaille. Paranevan laadun ja ympäristövastuutoimien myötä saadaankin usein kasvatettua asiakastyytyväisyyttä ja sidosryhmien luottamusta organisaatiota kohtaan. Vastuullinen työpaikka lisää myös henkilöstön tunnetta oman työn merkityksellisyydestä. Tämä kuitenkin vaatii, että organisaatiossa tunnetaan työyhteisön tarpeet ja odotukset sekä huomioidaan ne suunnitelmissa ja käytännön toimissa.
Ympäristöjärjestelmän valinta laatutyön rinnalle
Organisaatio voi valjastaa käyttöönsä molemmat järjestelmät ja integroida laatu- ja ympäristöasiat liiketoimintansa prosesseihin samanaikaisesti. Tämä auttaa organisaatiota kehittämään omaa kokonaisvaltaista vaikuttavuuttaan ja tehokkuuttaan. Järjestelmien käyttöönotto kuitenkin vaatii sen, että laatu- ja ympäristötyölle on varattu tarpeeksi resursseja, jotta päästäisiin sanoista tekoihin.
Järjestelmien valinnassa ja käyttöönotossa on tärkeää miettiä, mikä on perimmäisin syy hankkia ympäristöjärjestelmä? Onko tarkoituksena muuttaa organisaation toimintamalleja kokonaisvaltaisesti vai ainoastaan sertifioida esimerkiksi kiinteistö? Organisaatioissa onkin hyvä arvioida, minkälainen ympäristöjärjestelmä sopii parhaiten omaan toimintaympäristöön. Osalla toimialoista voi olla suosituksia tiettyjen ympäristöjärjestelmien käyttöönottoon ja tämä seikka on hyvä tiedostaa jo kartoitusvaiheessa, jotta voi tiedustella myös muiden järjestelmien mahdollista soveltuvuutta. Etenkin alun rakennusvaiheessa liian laaja ympäristöjärjestelmä voi olla organisaatiolle turhan raskasta, minkä vuoksi kannattaa tutustua kevyempiin vaihtoehtoihin. Näin varmistetaan, että saadaan aikaan toivottua hyötyä tehtyyn työhön nähden.
Johdon rooli laadunhallinnan edistämisessä
Laatutyö koskettaa organisaation jokaista jäsentä. Vastuullisuuden ja laadun parantamiseksi organisaatiossa tarvitaan kuitenkin ennen kaikkea johdon sitoutumista molempiin. Johtajuus onkin noussut jatkuvasti enemmän esille laadunhallinnan periaatteissa ja tämä näkyy esimerkiksi vuoden 2015 ISO-standardien uudistuksissa. Johtajuuden merkitys on myös tunnistettu Green Office -ympäristöjärjestelmässä, jossa johtaminen on nostettu yhdeksi keskeisistä teemoista.
Johdon vastuun korostaminen organisaation laatu- ja ympäristötyön edistämisessä ei tarkoita, että johdon hoidettavaksi jäisivät kaikki laadulliset asiat, vaan että työlle on johdon tuki. Johto voi delegoida tarvittavia laadullisia toimia eteenpäin ja auttaa näin niiden jalkauttamisessa organisaation toimintaan. Tärkeintä on, että johto on vahvasti mukana työssä ja ottaa aktiivisen roolin. Sen sijaan, että laadullinen työ kaatuisi yksin vastuuhenkilön hoidettavaksi, johdon tulisikin toimia esimerkkinä laatuasioiden toteuttamisessa ja tuoda laatutyön merkitystä säännöllisesti esiin omissa puheenvuoroissaan. Merkittävä kysymys onkin, miten johtaa organisaatiota siten, että omien tarpeiden lisäksi sidosryhmien laatu- ja ympäristövaatimukset saadaan täytettyä.
Johdon tulisi olla tietoinen, miten organisaation laatu- ja ympäristötyö etenevät, eli missä ollaan nyt ja mihin ollaan menossa. Johdon katselmukset ovat yksi toimiva esimerkki ajan tasalla pitämiseen. Katselmuksia on hyvä pitää säännöllisesti esimerkiksi kerran tai kaksi vuodessa ja niissä kannattaa esitellä saavutettuja tuloksia ja tavoitteita. Näin johto saa paremman kokonaiskuvan organisaation toiminnasta ja pystyy paremmin tekemään siihen perustuvia päätöksiä. Katselmuksen avulla on tarkoitus esimerkiksi arvioida, mitä muutoksia tarvitaan ja miten resursseja tulisi kohdentaa. Tuloksia seuraamalla pystytään parhaiten hyödyntämään jo tehtyä työtä, kun ymmärretään, miten on edistytty ja missä on vielä parantamisen varaa.
Tarkastukset kertovat organisaation tilasta ja antavat merkittävyyttä tehdylle työlle
Laatutyössä usein puhutaan poikkeamista, eli eroavaisuuksista esimerkiksi sovituista toimintatavoista ja käytännöistä, jotka voivat pahimmissa tapauksissa johtaa vahinkoihin. Tämän vuoksi organisaatioiden tulee valvoa omaa toimintaansa. Omavalvonnalla pyritään välttämään poikkeamia ja niistä syntyviä riskejä. Ideana siis on, että organisaatio arvioi omaa toimintaansa ja ottaa vastaan siitä tulevat palautteet ja kehittyy niiden mukaisesti. Organisaatiot tarvitsevatkin tavan, jolla kerätään tietoa prosesseista, joissa asiat eivät toteudu suunnitellusti.
Omanvalvonnan lisäksi ulkopuolisen tahon pitää tarkastaa tulokset säännöllisesti järjestelmien rakentamisen jälkeen. Tarkastuksessa katsotaan, täyttääkö organisaatio vaaditut kriteerit ja toimiiko se niin kuin sanoo. Ympäristöjärjestelmämallien tarkastukset ovat riippumattomia, dokumentoituja ja pohjautuvat ennalta sovittuun prosessiin. Koko organisaatiota ei tarkastusten yhteydessä pystytä välttämättä käymään läpi, vaan suoritus tulee esiin tarkastuskohteista. Osatakseen katsoa oikeat tarkastuskohteet, tulee tarkastajan tuntea organisaation toimintaa. Tarkastajien pätevyys onkin erittäin tärkeää tarkastuksessa, jotta saadaan oikea kuva organisaation tilanteesta.
Tarkastusten avulla nähdään, miten organisaatio täyttää kriteerit, kuten ympäristösuojelullisen minimitason, ja mitä toiminnassa pitää muuttaa. Tarkastajat antavat organisaatiolle palautetta tehdystä työstä ja kehitysideoita, joiden avulla pidetään organisaation suunta oikeana. Ilman seurantaa on vaikea pysyä ajan tasalla omasta edistyksestä ja tehdä päätöksiä sen suhteen, mihin suuntaan organisaation toimintaa kehitetään. Laatu- ja ympäristöjärjestelmien yhtenä periaatteena onkin jatkuva parantaminen, mikä tarkoittaa, että heti ensimmäisellä tarkastuskierroksella ei tarvitse olla täydellinen. Sen sijaan joka vuosi kehitetään toimintaa yhä paremmaksi.