Sidosryhmäverkoston tietosuojaseloste

1 Yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä:
Maailman Luonnon Säätiö – World Wide Fund For Nature, Suomen rahasto sr (y-tunnus 0215186-5) (”WWF Suomi”)
Lintulahdenkatu 10, 00500 HELSINKI
puh. (09) 774 0100 (vaihde)

Yhteyshenkilö:
Susanna Vuorela, [email protected]

Tämän tietosuojaselosteen mukaisia rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka ovat nykyisten tai potentiaalisten yhteistyökumppaneidemme (esimerkiksi pro bono -kumppaneidemme), palveluntarjoajiemme sekä muiden sidosryhmiemme (kuten tiedotusvälineiden, ministeriöiden, viranomaisten tai muiden järjestöjen) yhteyshenkilöitä.

2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyperusteena on WWF Suomen oikeutettu etu, joka perustuu WWF Suomen ja rekisteröidyn väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen henkilön ollessa WWF Suomen sidosryhmään kuuluvan yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilö tai palveluksessa. WWF Suomi käsittelee henkilötietoja oikeutetun etunsa perusteella seuraaviin tarkoituksiin:

‒ sidosryhmäsuhteen ja siitä johtuvien mahdollisten velvoitteiden hoitaminen;
‒ markkinointi; sekä
‒ tiedottaminen ja muut yhteydenottotarpeet.

Lisäksi WWF Suomi pyytää lainsäädännön niin edellyttäessä suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin tai yksittäisiin muihin henkilötietojen käsittelytoimiin.

3 Rekisterin tietosisältö

Keräämämme henkilötiedot ovat pääasiassa henkilöiltä itseltään saatuja, sopimusten, tapaamisten tai muun yhteydenpidon kautta kerättyjä tietoja. Voimme lisäksi kerätä tietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten julkisilta verkkosivuilta tai muista kolmansien tarjoamista tietokannoista.

WWF Suomi käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Ilman kyseisiä tietoja WWF Suomi ei voi toteuttaa asianmukaisesti asianomaiseen sidosryhmäsuhteeseen liittyviä hallinnollisia toimenpiteitä ja täyttää velvoitteitaan.

WWF Suomi käsittelee seuraavia tietoja:

‒ koko nimi;
‒ yhteystiedot (kuten postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero);
‒ titteli/asema;
‒ kielitaito;
‒ tieto yhtiöstä tai muusta organisaatiosta, jonka palveluksessa henkilö toimii; sekä
‒ yksilöintitiedot (kuten syntymävuosi); sekä
‒ tapahtumien, kampanjoiden tai muun sidosryhmätoiminnan järjestämisen tai kehittämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten tarvittaessa esimerkiksi ruoka-ainerajoitetiedot tapahtuman järjestämisen ajaksi.

4 Tietojen luovutukset ja siirrot

WWF Suomi ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille ilman, että rekisteröity on hyväksynyt tietojen luovutuksen. WWF Suomi pyrkii aina ensisijaisesti luovuttamaan tietoja sellaisessa muodossa, josta yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Tietyissä tilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille myös ilman suostumusta, esimerkiksi mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoa tai konsernin sisäisesti tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla.

Voimme lisäksi siirtää henkilötietojasi toimeksiannostamme tietoja lukuumme käsitteleville palveluntarjoajille.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (esimerkiksi palveluntarjoajien käsitellessä henkilötietoja WWF Suomen puolesta) ainoastaan tietosuojalainsäädännön vaatimien perusteiden, kuten Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden tai Euroopan komission vastaavuuspäätösten, mukaisesti.

5 Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet

WWF Suomi noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Pyrimme henkilötietoja käsitellessämme varmistamaan, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

WWF Suomi ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat WWF Suomen mahdolliset palveluntarjoajat pyrkivät pitämään henkilötiedot turvassa ja kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytökseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Vain sellaisilla WWF Suomen työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

6 Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

‒ saada pääsy tietoihisi;
‒ pyytää, että sinua koskevat tiedot oikaistaan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tai mahdollista tietojen säilyttämistä;
‒ pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa;
‒ pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen siten kuin soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä on säädetty; sekä
‒ tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).

Sinulla on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, sekä henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten (ks. edellä kohta 2).

Mikäli henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä osoitteeseen [email protected].

7 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojasi säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan.

Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja WWF Suomella voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja. Tämän vuoksi tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt voivat vaihdella. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.