Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1 Yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä:
Maailman Luonnon Säätiö – World Wide Fund For Nature, Suomen rahasto sr (Y-tunnus 0215186-5) (“WWF Suomi”)
Lintulahdenkatu 10, 00500 HELSINKI
puh. (09) 774 0100 (vaihde)

Yhteyshenkilö:
Susanna Vuorela
tietosuoja@wwf.fi

Kerätyt tiedot ovat osa WWF:n työnhakijarekisteri (“Rekisteri”)

2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyperusteena on WWF Suomen oikeutettu etu, joka perustuu WWF Suomen ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen rekisteröidyn hakiessa WWF Suomen työpaikkaa. WWF Suomi käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• rekrytointitoimenpiteiden toteuttaminen ja hallinnointi;
• hakemusten käsitteleminen;
• työnhakijan soveltuvuuden arvioiminen; sekä
• työnhakuun ja rekrytointiin liittyvä yhteydenpito.

3 Rekisterin tietosisältö

WWF Suomi kerää lähtökohtaisesti henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä heidän itsensä lähettämien hakemusten perusteella.

WWF Suomi voi lain sallimissa rajoissa saada rekisteröidystä tietoja myös muista lähteistä. Mikäli tietoja kerätään muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään, WWF Suomi pyytää siihen lähtökohtaisesti aina rekisteröidyn suostumuksen. Tällaisia muita lähteitä ovat esimerkiksi tarpeen mukaan ulkopuolisilla teetetyt henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit.

Rekisteriin kirjataan vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Rekisteri voi pitää sisällään muun muassa seuraavia henkilötietoja:

• koko nimi ja yhteystiedot (muun muassa puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka);
• yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi, henkilötunnus ja sukupuoli);
• koulutustiedot (muun muassa oppilaitoksen nimi, tutkintonimike ja opintojen kesto);
• työkokemustiedot (muun muassa työnantajatiedot, tehtävänimike ja työsuhteen kesto);
• kielitaito;
• mahdollisiin henkilö- ja soveltuvuusarvionteihin liittyvät tiedot; sekä
• haettava työpaikka;
• työnhakijan itsensä muut hakemuksessaan ja ansioluettelossaan antamat tiedot
• rekrytoinnin yhteydessä työnhakijan mahdollisesti toimittama kuva- tai videomateriaali.

4 Tietojen luovutukset ja siirrot

WWF Suomi voi luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan lähtökohtaisesti vain rekisteröidyn suostumuksella tai konsernin sisäisesti tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla, taikka viranomaisille, kuten vero-, ulosotto- ja sosiaaliviranomaisille, kun tietojen luovuttamisesta on erikseen säädetty. WWF Suomi voi siirtää henkilötietoja WWF Suomen toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleville alihankkijoille ja palveluntarjoajille.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla esimerkiksi palveluntarjoajien käsitellessä henkilötietoja WWF Suomen puolesta.

5 Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet

WWF Suomi noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. WWF Suomi pyrkii aina henkilötietoja käsitellessään varmistamaan, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

WWF Suomi ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat WWF Suomen mahdolliset yhteistyökumppanit pyrkivät pitämään henkilötiedot turvassa ja kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytökseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Vain sellaisilla WWF Suomen tai WWF Suomen yhteistyökumppaneiden työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

6 Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut sinua koskevat henkilötiedot ja oikeus pyytää virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten ja vanhentuneiden tietojen oikaisua. Sinulla voi myös tietyissä tilanteissa olla oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää tietojesi poistamista henkilörekisteristä, niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle tai käsittelyn rajoittamista. Sinulla on aina oikeus kieltää sähköinen suoramarkkinointi.

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojensa käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön osoitteeseen tietosuoja@wwf.fi.

WWF Suomi pyrkii aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan kanssasi. Mikäli olet kuitenkin tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojasi säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan.

Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja WWF Suomella voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja. Tämän vuoksi tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt voivat vaihdella. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.