Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1 Yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä:
Maailman Luonnon Säätiö – World Wide Fund For Nature, Suomen rahasto sr (y-tunnus 0215186-5) (”WWF Suomi”)
Lintulahdenkatu 10, 00500 Helsinki
puh. (09) 774 0100 (vaihde)

Yhteyshenkilö:
Susanna Vuorela, [email protected]

2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyperusteena on WWF Suomen oikeutettu etu, joka perustuu WWF Suomen ja rekisteröidyn väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen rekisteröidyn hakiessa WWF Suomesta työpaikkaa. WWF Suomi käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja oikeutetun etunsa perusteella seuraaviin tarkoituksiin:

‒ rekrytointitoimenpiteiden toteuttaminen ja hallinnointi;
‒ hakemusten käsitteleminen;
‒ työnhakijan soveltuvuuden arvioiminen;
‒ työnhakuun ja rekrytointiin liittyvä yhteydenpito; sekä
‒ mahdollisiin rekrytoinnin jälkeisiin tarpeisiin, pyyntöihin tai vaatimuksiin vastaaminen.

3 Rekisterin tietosisältö

WWF Suomi kerää lähtökohtaisesti henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä heidän itsensä lähettämien hakemusten, käytyjen työhaastatteluiden tai muutoin rekrytointiprosessissa annettujen tietojen perusteella.

WWF Suomi voi lain sallimissa rajoissa saada rekisteröidystä tietoja myös muista lähteistä. Mikäli tietoja kerätään muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään, WWF Suomi pyytää siihen lähtökohtaisesti aina rekisteröidyn suostumuksen. Tällaisia muita lähteitä ovat esimerkiksi tarpeen mukaan ulkopuolisilla teetetyt henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit ja suosittelijat.

WWF Suomi käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Ilman kyseisiä tietoja WWF Suomi ei voi työnhakijan osalta toteuttaa asianmukaisesti työnhakuprosessia.

WWF Suomi käsittelee muun muassa seuraavia työnhakijoiden henkilötietoja:

‒ koko nimi ja yhteystiedot (muun muassa puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka);
‒ yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi);
‒ koulutustiedot (muun muassa oppilaitoksen nimi, tutkintonimike ja opintojen kesto);
‒ työkokemustiedot (muun muassa työnantajatiedot, tehtävänimike ja työsuhteen kesto);
‒ kielitaito;
‒ mahdollisiin henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot;
‒ haettava työpaikka;
‒ työnhakijan itsensä hakemuksessaan ja ansioluettelossaan antamat muut tiedot; sekä
‒ rekrytoinnin yhteydessä työnhakijan mahdollisesti toimittama kuva- tai videomateriaali.

4 Tietojen luovutukset ja siirrot

WWF Suomi voi luovuttaa henkilötietoja vain kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan lähtökohtaisesti vain rekisteröidyn suostumuksella tai konsernin sisäisesti tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla, taikka viranomaisille, kun tietojen luovuttamisesta on erikseen säädetty.

WWF Suomi voi lisäksi siirtää henkilötietoja WWF Suomen toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleville alihankkijoille ja palveluntarjoajille.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (esimerkiksi palveluntarjoajien käsitellessä henkilötietoja WWF Suomen puolesta) ainoastaan tietosuojalainsäädännön vaatimien perusteiden, kuten Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden tai Euroopan komission vastaavuuspäätösten, mukaisesti.

5 Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet

WWF Suomi noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. WWF Suomi pyrkii aina henkilötietoja käsitellessään varmistamaan, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

WWF Suomi ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat WWF Suomen mahdolliset palveluntarjoajat pyrkivät pitämään henkilötiedot turvassa ja kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytökseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Vain sellaisilla WWF Suomen työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

6 Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

‒ saada pääsy tietoihisi;
‒ pyytää, että sinua koskevat tiedot oikaistaan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tai mahdollista tietojen säilyttämistä;
‒ pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa;
‒ pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen siten kuin soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä on säädetty; sekä
‒ tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).

Sinulla on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun (ks. edellä kohta 2).

Mikäli henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä osoitteeseen [email protected].

7 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojasi säilytetään lähtökohtaisesti 12 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä. Voit kuitenkin itse päättää, että tietojasi säilytetään pidempään mahdollisten tulevien rekrytointien tai vastaavien tarpeiden varalta. Saatamme myös yksittäisissä tapauksissa säilyttää tietojasi pidempään perustellusta syystä, kuten mahdollisiin rekrytoinnista esitettyihin vaatimuksiin reagoimiseksi.

Mikäli sinut valitaan hakemaasi työtehtävään, WWF Suomi käsittelee jatkossa tiettyjä rekrytointiprosessissa kerättyjä henkilötietojasi työsuhteeseen liittyviä tarkoituksia varten WWF Suomen henkilöstöä koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.